Conditions générales
- Définitions
Pour l’application des présentes conditions particulières, les termes et expressions ci-après auront la signification suivante :
« Client » désigne le signataire des présentes conditions générales qui a reçu et accepté l’offre de mission communiquée par reef legal.
« Parties » désigne reef legal et le Client.
- Champ d’application
Toutes les instructions sont acceptées et exécutées par reef legal, et les présentes conditions générales s’appliquent à toutes instructions que le Client confiera à reef legal.
Le Client connaît et accepte les présentes conditions générales, lesquelles s’appliquent pour un dossier donné mais également à toutes les relations futures entre reef legal et le Client.
reef legal s’engage à apporter à la mission qui lui est confiée, soin, diligence et efficacité.
reef legal rend compte au Client de l’état d’avancement du dossier, des négociations et de la procédure de façon régulière et complète.
- Honoraires, débours, frais et TVA
Les honoraires de reef legal sont généralement facturés en fonction du temps passé par les avocats impliqués dans le traitement du dossier du Client et le taux horaire pratiqué par ces avocats.
Les taux horaires sont fixés en fonction des différents éléments du dossier, tels que l’importance de l’affaire, le degré de difficulté, le résultat escompté et/ou obtenu, ainsi qu’en fonction de la spécialité et de l’expérience des avocats responsables du dossier.
La liste des taux horaires pratiqués par les avocats de reef legal est fournie sur demande.
Les honoraires de reef legal n’incluent pas les éléments suivants, qui sont facturés séparément au Client:
- les débours (comprenant les frais de justice, d’huissier, de traducteur assermenté, de notaire, etc.) engagés pour le compte du Client et dont les factures lui sont communiquées ;
- les frais généraux de reef legal (comprenant les frais de secrétariat, de poste, de téléphone, de télécopies, de photocopies, etc.), qui sont facturés sur la base d’un pourcentage des honoraires.
Dans les dossiers contentieux, reef legal conserve le bénéfice des droits et émoluments accordés aux avocats par les tribunaux en vertu du règlement grand-ducal du 21 mars 1974 concernant les droits et émoluments alloués aux avoués et aux avocats.
A la demande du Client, une estimation des honoraires anticipés pour un dossier particulier peut être fournie par reef legal.
Toutefois, sauf convention contraire, une telle estimation ne doit pas être considérée comme un prix forfaitaire, notamment lorsque le Client sollicite des demandes supplémentaires ou lorsque reef legal se voit contraint d’effectuer des prestations supplémentaires dans le cadre de l’exécution de sa mission.
reef legal informe le Client en cas d’augmentation substantielle des honoraires.
La TVA, au taux applicable lors de l’établissement de la facture, est ajoutée au montant des honoraires dus.
Lors de l’ouverture d’un nouveau dossier, reef legal demande le versement d’une provision destinée notamment à couvrir une partie des frais et débours anticipés pour le traitement du dossier.
- Facturation et paiement des honoraires
Dans le cadre des prestations fournies par reef legal, la facture comprenant les frais et honoraires est transmise mensuellement au Client.
Une liste récapitulative des prestations fournies, détaillant les postes de la note d’honoraires de reef legal et énumérant l’ensemble des prestations fournies par les avocats intervenus dans le traitement du dossier, peut être communiquée au Client sur demande.
Toutes les factures émises par reef legal sont payables dans un délai de dix (10) jours à compter de la date d’émission de la facture.
Les factures font l’objet d’un rappel en cas de défaut de paiement dans le délai imparti.
Une mise en demeure de payer, avant l’initiation de la procédure de recouvrement forcé de la facture, est adressé au Client dans les quinze (15) jours suivants le rappel.
Chacune des relances seront également facturés au Client au prix forfaitaire de 25 EUR.
A défaut de règlement à l’échéance convenue, des intérêts de retard sont légalement dus et calculés sur les montants impayés, en application de la loi du 18 avril 2004 sur les délais de paiement et intérêts de retard, telle que modifiée par la loi du 29 mars 2013, sur la base du taux directeur de la banque centrale européenne majoré de 8% à partir de la date d’émission de chaque note d’honoraires.
En cas de non-paiement dans le délai imparti, reef legal peut à sa discrétion et sans avertir préalablement le Client décider de suspendre sa mission en tout ou en partie, sans engager sa responsabilité pour le dommage qui pourrait en résulter, ce que le Client accepte.
Lorsque le Client est une personne morale, le représentant du Client est personnellement codébiteur solidaire et indivisible de toutes les sommes dues par le Client à reef legal.
En outre, reef legal se réserve le droit de retenir les dossiers jusqu’au complet règlement des frais, honoraires et intérêts de retard applicables.
Ces honoraires sont versés quel que soit l’issue du litige, mais également dans l’hypothèse où une transaction interviendrait à un moment quelconque de la procédure.
- Correspondance
Sauf demande contraire, expresse et écrite de la part du Client, toutes les communications avec reef legal se font par courrier, par téléphone, ou par communications électroniques (fax, e-mail, etc.).
Dans le cas où la confidentialité des échanges entre le Client et reef legal ne peut être garantie, le Client doit solliciter tout autre moyen de communication.
Lorsque l’affaire revêt un caractère urgent, reef legal peut avoir recours à un coursier. Dans ce cas, les frais correspondants seront à la charge du Client.
- Conflit d’intérêt
Au cas où un risque de conflit d’intérêt ou un conflit d’intérêt avéré devait surgir au début ou pendant la relation contractuelle existante entre reef legal et le Client, reef legal en informe le Client et les Parties décident ensemble de la marche à suivre pour remédier à la situation de conflit d’intérêt.
A défaut d’une solution satisfaisante au regard de la loi du 10 août 1991 sur la profession d’avocat, telle que modifiée, et les règlements pris pour son application (ci-après la « Loi sur la Profession d’Avocat »), reef legal en avise le Client et met fin à sa mission sans délai.
- Indépendance
Dans le cadre de sa mission, reef legal agit comme un professionnel indépendant et reste maître de ses moyens vis-à-vis du Client.
- Droits intellectuels
Les conventions, avis, opinions et documents écrits émanant de reef legal sont protégés au titre de la propriété intellectuelle et ne peuvent en aucun cas être utilisés ou reproduits sans l’autorisation préalable, expresse et écrite de reef legal.
- Confidentialité
reef legal est tenue de se conformer au respect du secret professionnel conformément à la Loi sur la Profession d’Avocat. Toute violation de ce devoir par un avocat peut conduire à des sanctions pénales et/ou disciplinaires.
Tous les dossiers qui sont confiés à reef legal sont traités de manière strictement confidentielle, sauf lorsque le Client autorise leur divulgation ou lorsque celle-ci est requise par la loi.
- Dispositif de lutte contre le blanchiment
Les dispositions de l’article précédent ne font pas échec à l’application de l’article 2 de la loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, telle que modifiée.
En cas d’activités suspectes impliquant le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et des infractions pénales connexes, reef legal en sa qualité de personne morale inscrite à la liste V du Tableau de l’Ordre des Avocats de Luxembourg est légalement tenue de porter à la connaissance des autorités compétentes l’existence de telles activités, sans en informer au préalable le Client.
- Limitation de responsabilité
La responsabilité de reef legal, en relation avec les prestations effectuées pour le compte du Client, ne peut être engagée que pour des dommages matériels directs, à l’exclusion de tout autre dommage indirect et/ou immatériel tels que notamment, et sans que cette liste ne soit exhaustive, (i) la perte de chiffre d’affaires, de bénéfice et/ou de clientèle, (ii) l’atteinte à la réputation et/ou à l’image de marque qui seraient causés au Client par faute ou négligence de reef legal.
La responsabilité de reef legal est, en tout état de cause, limitée au montant de l’indemnisation prévue par la police d’assurance responsabilité civile professionnelle avocats souscrite par l’Ordre des Avocats de Luxembourg pour le compte des avocats inscrits au Barreau de Luxembourg.
Au cas où la prédite police d’assurance responsabilité civile professionnelle avocats ne trouverait pas à s’appliquer pour quelque raison que ce soit, la responsabilité de reef legal sera limitée à un montant n’excédant pas 1,5 fois le total des honoraires payés hors taxes par le Client en relation avec le dossier ayant donné lieu à réclamation.
- Opposabilité
Pourront opposer et invoquer à leur bénéfice les présentes conditions générales non seulement reef legal, mais également toutes personnes physiques ou morales, associés ou non, avocats collaborateurs ou salariés travaillant pour et/ou avec reef legal, ainsi que toutes personnes engagées dans le cadre de l’exécution d’une mission confiée par le Client.
Les présentes conditions générales, peuvent être invoquées par les anciens collaborateurs et associés (en ce compris leurs ayant-droits) si leur responsabilité venait à être engagée après qu’ils aient quittés reef legal.
Sans y être obligée, reef legal se réserve la possibilité d’introduire des conditions spécifiques dans les contrats de mandat et/ou de services qu’elle conclue oralement ou par écrit avec le Client, en particulier concernant les conflits d’intérêt ou la méthode de rémunération pour l’exécution d’une mission.
Pour autant qu’elles ont été expressément convenues avec le Client, ces conditions spécifiques peuvent déroger aux présentes conditions générales.
- Fin de mandat
Les Parties peuvent à tout moment mettre fin au mandat de reef legal, sans préjudice de l’obligation pour le Client de rémunérer les services prestés et les frais exposés.
A la fin du mandat, reef legal conserve les pièces constituant le dossier pendant une période de cinq (5) ans. Passé ce délai, reef legal se réserve le droit de procéder à la destruction du dossier.
- Protection de données personnelles
Toutes les données personnelles du Client et/ou toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, et toutes les informations professionnelles sont collectées et traitées conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
reef legal collecte et traite uniquement les données personnelles fournies par le Client strictement nécessaires à l’exécution des contrats de mandat et/ou de services conclus avec reef legal et au respect des obligations légales qui lui incombe.
L’accès aux données personnelles du Client est strictement limité aux associés, collaborateurs et employés de reef legal et, le cas échéant, à ses sous-traitants.
Les collaborateurs et sous-traitants, soumis à une obligation de confidentialité, ne peuvent utiliser lesdites données qu’en conformité avec les dispositions contractuelles de reef legal et la législation applicable.
Dans l’hypothèse où le traitement du dossier du Client suppose la transmission des données personnelles du Client en dehors du territoire du Grand-Duché de Luxembourg ou de l’Union Européenne, et sous réserve de l’accord préalable du Client et de reef legal, les données concernant le Client et collectées par reef legal peuvent être partagées avec des professionnels du droit d’autres pays de l’Union Européenne.
En dehors des cas énoncés ci-dessus, reef legal s’engage à ne pas vendre, louer, céder les données personnelles du Client, ni donner accès à des tiers à ses données sans son consentement préalable, à moins d’y être contraints en raison d’un motif légitime tel qu’une obligation légale, la lutte contre la fraude ou l’abus, l’exercice des droits de la défense, etc.
reef legal ne conserve les données personnelles du Client que pendant la durée de la relation contractuelle et/ou pendant la durée de la prescription légale subséquente.
A l’expiration de cette période, il est procédé à la suppression ou à l’anonymisation des données personnelles du Client, à moins que reef legal ne soit tenue par une obligation légale de conserver ces données pour une durée plus longue.
Le Client dispose du droit de demander à reef legal l’accès aux données personnelles le concernant, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement qui le concerne, ainsi que du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité de ses données.
Pour toute information complémentaire ou réclamation, le Client peut contacter la Commission Nationale pour la Protection des Données, 1 Avenue du Rock’n’Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette (plus d’informations sur https://cnpd.public.lu/).
- Droit applicable et litiges
Les relations professionnelles entre reef legal et le Client sont régies par le droit luxembourgeois.
Toute contestation relative à l’interprétation ou à l’exécution du contrat intervenue entre les Parties, est exclusivement soumise à la compétence des tribunaux de la ville de Luxembourg.
Il en est de même pour tout litige où reef legal agit comme partie demanderesse ou comme partie défenderesse.
La langue du contrat est la langue française.
- Acceptation des conditions générales
Les présentes conditions générales sont expressément agréées et acceptées par le Client, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance.